Διατήρηση δεδομένων iGaming: δημιουργήστε ένα αξιόπιστο πρόγραμμα

Γιατί μια συνολική περίοδος διατήρησης είναι ανεπαρκής;

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εξηγεί ότι οι περίοδοι αποθήκευσης πρέπει να αντικατοπτρίζουν τον σκοπό επεξεργασίας και τις ισχύουσες νομικές υποχρεώσεις. Η επαλήθευση πελατών, τα αρχεία πληρωμών, οι άδειες μάρκετινγκ και το υλικό υποστήριξης μπορεί να έχουν διαφορετικούς σκοπούς και απαιτήσεις.

Χαρτογραφήστε τα αρχεία ανά κατηγορία και δικαιοδοσία. Ένας κανόνας που ενεργοποιείται από το τέλος μιας πελατειακής σχέσης είναι διαφορετικός από έναν κανόνα που ενεργοποιείται από μια ημερομηνία συναλλαγής. Εάν το συμβάν εκκίνησης δεν έχει οριστεί, το σύστημα δεν μπορεί να υπολογίσει αξιόπιστα την προβλεπόμενη ημερομηνία διαγραφής.

Ποια πεδία πρέπει να περιέχει το χρονοδιάγραμμα;

Χρησιμοποιήστε ένα πρακτικό μητρώο που συνδέει τη νομική αξιολόγηση με το σύστημα που την εφαρμόζει.

Πώς πρέπει να ενσωματωθούν οι απαιτήσεις AML;

Η καθοδήγηση του καζίνο του UKGC περιλαμβάνει μια πενταετή αναφορά τήρησης αρχείων CDD που συνδέεται με το τέλος της σχέσης ή την τελευταία επίσκεψη στις εγκαταστάσεις στο πλαίσιό της. Αυτό το παράδειγμα δεν πρέπει να αντιγράφεται σε κάθε δικαιοδοσία ή κάθε τύπο εγγραφής.

Προσδιορίστε την πραγματική υποχρέωση που ισχύει για κάθε οντότητα και δραστηριότητα και μετά μεταφράστε την σε κανόνα συστήματος. Εάν αλληλοεπικαλύπτονται πολλά καθήκοντα, καταγράψτε το σκεπτικό για την επιλεγμένη περίοδο και τυχόν περιορισμούς. Λάβετε συγκεκριμένες συμβουλές όπου οι απαιτήσεις φαίνεται να συγκρούονται.

Τι πρέπει να συμβεί όταν ισχύει αναστολή διαγραφής για νομικούς λόγους;

Καθορίστε ποιος μπορεί να εγκρίνει την αναστολή διαγραφής, ποιες εγγραφές καλύπτει και πότε θα ελεγχθεί. Μια διαφωνία ή έρευνα μπορεί να δικαιολογεί τη διατήρηση σχετικού υλικού, αλλά δεν θα πρέπει να αποτελεί αθέμιτο λόγο για να διατηρηθούν όλα τα δεδομένα για πάντα.

Διατηρήστε τον αρχικό κανόνα διατήρησης ορατό κατά τη διάρκεια της αναστολής. Όταν αρθεί η αναστολή, επανεκτιμήστε τις εγγραφές που επηρεάζονται και εκτελέστε την απαιτούμενη ενέργεια. Καταγράψτε την απόφαση, ώστε η επιχείρηση να μπορεί να εξηγήσει γιατί ένα συγκεκριμένο στοιχείο παρέμεινε διαθέσιμο περισσότερο από το κανονικό.

Πώς πρέπει να ελεγχθεί η διαγραφή;

Ελέγξτε ζωντανά συστήματα, εξαγωγές, αντίγραφα προμηθευτών και αντίγραφα ασφαλείας ανάλογα με την αρχιτεκτονική. Η διαγραφή μιας σειράς βάσης δεδομένων μπορεί να αφήσει το ίδιο έγγραφο σε συνημμένο υποστήριξης ή κοινόχρηστο φάκελο.

Δοκιμάστε ένα δείγμα εγγραφής σε όλο τον κύκλο ζωής, συμπεριλαμβανομένου του χειρισμού λήξης και εξαιρέσεων. Κρατήστε στοιχεία ότι πραγματοποιούνται προγραμματισμένες ενέργειες. Μια πολιτική διατήρησης είναι ελλιπής εάν κανείς δεν γνωρίζει ποιο σύστημα εκτελεί τη διαγραφή ή πώς εντοπίζονται οι αποτυχίες.