Raporty o podejrzanej aktywności związanej z hazardem: eskalacja wewnętrzna

Co pracownicy powinni zgłaszać wewnętrznie?

Personel powinien wiedzieć, jak zgłosić nietypowy lub niepokojący przypadek bez uprzedniego udowodnienia przestępstwa. Wytyczne UKGC dotyczące kasyn oddzielają raportowanie wewnętrzne, ocenę dokonywaną przez wyznaczonego urzędnika i raportowanie zewnętrzne.

Przydatny raport wewnętrzny opisuje fakty: referencje klientów i transakcji, daty, zaobserwowane zachowania, odpowiednie zapisy i powody do obaw. Unikaj niepotwierdzonych wniosków i etykiet. Zachowaj dowody, aby recenzent mógł je ocenić niezależnie.

Kto decyduje o kolejnym kroku?

Zapewnij wyznaczonemu decydentowi AML dostęp do niezbędnych informacji i jasną drogę eskalacji. Na Malcie MGA opisuje rolę MLRO w analizowaniu podejrzanych działań i raportowaniu do FIAU, w stosownych przypadkach.

Przepływ pracy nie powinien zależeć od zatwierdzenia problemu przez zespół handlowy. Powinien także zapewniać ochronę, gdy zwykły decydent jest niedostępny. Zapis, kto oceniał sprawę i jaka była podstawa decyzji, w tym decyzji o nieskładaniu raportu zewnętrznego.

Co należy do akt sprawy?

Użyj zastrzeżonego rekordu sprawy, który wspiera odpowiedni proces raportowania.

• Oryginalna wewnętrzna troska i otrzymany czas.
• Odpowiednie zapisy dotyczące rachunków, transakcji i komunikacji.
• Analiza i ewentualne dodatkowe zapytania.
• Decyzja dotycząca zgłoszenia i osoba odpowiedzialna.
• Wszelkie odniesienia do raportów zewnętrznych i wymagane prawnie działania następcze.
• Decyzje dotyczące działań na koncie i komunikacji, przechowywane w ramach odpowiednich kontroli dostępu.

Jak należy kontrolować komunikację z klientami?

W wytycznych UKGC omówiono przekazywanie informacji i stawianie na szkodę dochodzeń. Personel potrzebuje procesu komunikacji, który uwzględnia te ograniczenia, podczas obsługi uzasadnionych zapytań klientów.

Nie umieszczaj informacji o istnieniu raportu o podejrzeniach w zwykłej notatce pomocy technicznej widocznej dla wszystkich. Podaj zatwierdzone ścieżki eskalacji i wystarczającą ilość informacji, aby zespół wsparcia mógł odpowiednio zająć się sprawą, bez ujawniania chronionych szczegółów. Ogólny komunikat „wstrzymanie przeciwdziałania praniu pieniędzy” nie powinien zastępować analizy tego, co można zgodnie z prawem powiedzieć i zrobić.

Czy przesłanie raportu rozwiązuje każdy problem?

Nie. Firma nadal musi określić zgodne z prawem działania na koncie, dokonać odrębnych powiadomień regulacyjnych i stale monitorować. Raport nie autoryzuje automatycznie transakcji ani nie eliminuje innych obowiązków.

Przećwicz proces na przykładowym przypadku dotyczącym nietypowych wpłat i oczekującej wypłaty. Sprawdź przekazanie, dostęp do dowodów, uprawnienia decyzyjne i komunikację. Przejrzyj wąskie gardła i pominięte informacje. Testuje to procedurę operacyjną bez publikowania wewnętrznych progów wykrywalności ani poufnych szczegółów raportowania.